Undercov

TIPOS DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL


COMUNICACIÓN INFORMATIVA

La comunicación informativa tiene como único objetivo el dar a conocer al receptor una noticia, orden, informaron que este desconoce y que se considera importante este enterado.

Elementos:

1. Antecedentes de la información, lo que la origina.
2. La información en si, con todas las características de tiempo, lugar y otras que la precisen.
3. Consecuencias que se desprenden de la información.

Se considera importante especificar los antecedentes que originan el hecho, como las consecuencias que se tendrán a futuro.

Dependiendo de la importancia del hecho, el emisor decidirá si la noticia la comunica por escrito o a nivel oral. Si la noticia es de carácter rutinario o simplemente no trascendente puede comunicarse oralmente, si es importante por escrito. Si la información va dirigida a un grupo de personas y no es importante podrá utilizarse una circular, si es importante podrá optarse por la reunión informativa, debe manejarse de acuerdo con el siguiente esquema.

Reunión Informativa.

Previamente se convocara a los interesados a la reunión, anunciándoles de manera esquemática el objetivo de la misma fecha, hora y lugar de la reunión.

Uno de los objetivos importantes de este tipo de reuniones es, precisamente, el ahorro del tiempo, ya que en un tiempo determinado se informa del hecho y se aclaran las dudas que pudieran presentarse.

Manejo de la reunión:

1. Anotar el objetivo de la reunión en un lugar visible.
2. Dar la información ordenada, es fundamental que el coordinador haya preparado una información completa.
3. Abrir el foro de preguntas. En esta fase es muy importante que el coordinador motive la aclaración de cualquier duda que se haya presentado.

COMUNICACIÓN INFORMATIVA PERSUASIVA

La comunicación informativa persuasiva, indica además de informar, persuadir al receptor de que el hecho que se le esta comunicando, resulta positivo para los fines buscados.

Este tipo de comunicación debe manejarse de acuerdo al siguiente esquema:
Elementos:

1. Antecedentes del aviso, el por qué, los hechos que lo originaron.
2. El aviso en sí, contadas las características que lo precisen.
3. Consecuencias del aviso, el para qué.

Reunión Informativa Persuasiva

La reunión se manejara siguiendo el esquema anteriormente explicado, solo que el emisor tendrá que apoyar su mensaje, en su voz, sus expresiones faciales, sus movimientos, etc.

El esquema de esta reunión es:

1. Anotar el objetivo.
2. Dar la información ordenada.
3. Abrir el foro de preguntas.
Un emisor inteligente, se habrá preparado con anterioridad, planeándose el mismo las preguntas difíciles que supone saldrán a la luz durante a reunión.

COMUNICACIÓN CONSULTA

Tiene como objetivo fundamental recabar diversas opiniones, sugerencias, puntos de vista que faciliten la toma de decisiones en relación con la solución de un problema planteado o de una meta a alcanzar.

El punto central que marca el éxito de este tipo de comunicación, estriba en el planteamiento del problema o en las expectativas de la meta.

El esquema de la comunicación consultiva en el siguiente:

1. Antecedentes de carácter objetivo y subjetivo que originaron el problema.
2. Planteamiento y clarificación del problema a resolver o de la meta a alcanzar.
3. Solicitar la consulta.
4. Opcional. Puede incluirse, en caso de que se considere necesario, la idea de que se les comunicara a los receptores en fecha posterior la decisión que se tomo con base en la riqueza de sus aportaciones.

Reunión Consultiva

Primeramente debe tomarse en cuenta que el numero máximo de personas que deben participar es de 12 a 15, sobre todo si se requiere profundidad en sus aportaciones, por lo que solamente debe de invitarse a aquellos que tengan conocimientos teóricos suficientes del problema a resolver o de la meta a alcanzar, así como aquellos que tengan conocimientos prácticos o experiencia directa del hecho en si.

El esquema de la reunión consultiva es el siguiente:

1. Antes de que la reunión inicie deberá estar anotado en un pizarrón o rotafolio que este a la vista del grupo, el problema a resolver o la meta a alcanzar.
2. El coordinador abrirá la reunión leyendo en voz alta el problema o la meta, clarificando su contenido.
3. El coordinador precisara los antecedentes del problema, tanto los de orden objetivo como subjetivo.
4. Abrir la consulta, motivando la participación de los asistentes.
5. De acuerdo con las opiniones de los participantes se profundizara en aquellas que se consideren más convenientes.
6. El coordinador agradece lo valioso de las aportaciones, comunicándoles que en fecha futura les comunicara la decisión que tome.

Reunión Consultiva Deliberativa

Este tipo de comunicación solamente puede llevarse a cabo de manera oral, ya que su éxito esta basado en la discusión, en la deliberación, que varias personas llevan a cabo en un momento determinado.

1. Planeación. Planteamiento y clarificación del objetivo. Debe plantearse por escrito en forma precisa y clara. Esto permite que cada uno reúna la información que considere sea necesario llevar a la reunión.
2. Selección de los participantes. Su número no debe exceder de 15 personas, seleccionadas con base en la calidad y cantidad de conocimientos o experiencia.
3. Determinar cuanto tiempo llevara el desarrollo de cada punto, para delimitar el tiempo máximo adecuado para este tipo de reunión es de 2 horas, un mayor tiempo no será productivo.
4. Escoger el lugar adecuado para la reunión.
5. Decidir el lugar donde habrá de sentarse cada participante.

Esquema de la Reunión

1. Previamente el coordinador habrá anotado en un pizarrón visible para todo el auditorio, el objetivo de la reunión.
2. A la hora que los participantes vayan llegando, la persona encargada del servicio de café, deberá preguntarles su preferencia.
3. El coordinador debe dar la bienvenida a todos los participantes.
4. el coordinador leerá en voz alta el objetivo de la reunión.
5. Abrir la discusión al análisis de los antecedentes que provocaron el problema o la toma de decisión, motivando la participación de los asistentes.
6. Bosquejo de soluciones. Las soluciones al problema deberán plantearse de manera esquemática.
7. Análisis de calidad de las posibles soluciones.
8. Selección por consenso de la solución que se considere mas conveniente, misma que deberá anotarse en el pizarrón pidiéndoles a cada uno de los participantes que lo hagan también a nivel personal.
9. Pedir a uno de los participantes que elabore el sumario.
10. El coordinador deberá agradecer a participación de los asistentes.

Características que debe poseer el coordinador.

1. capacidad para elaborar preguntas.
Tipos de preguntas.
a) Pregunta general.
b) Pregunta directa.
c) Pregunta indirecta
d) Pregunta monosilabita.

2. Poseer una actitud motivadora que proyecte veracidad y confianza.
3. Tener un nivel adecuado de observación y concentración, para evitar las divagaciones.
4. Capacidad para estimular, sin forzar a los reservados.
5. Capacidad para coordinar la reunión.
6. Tener la suficiente madurez para no tomar partido por un bando, así como poseer ecuanimidad.
7. Un buen coordinador no impone su opinión.
8. Un buen coordinador tiene siempre presente el tiempo.
9. No debe un buen coordinador dedicar tiempo a actualizar al que llego tarde, premiándolo con una abundante información de lo ya tratado, esto también como principio de la capacidad de respeto hacia los puntuales.
10. En una palabra, el éxito de esta reunión depende fundamentalmente de la capacidad del coordinador.

COMUNICACIÓN DE CONVENCIMIENTO

Este género busca como objetivo primordial, no solo informar a nuestro receptor de un asunto en particular, sino de convencerlo a que haga suyo nuestro punto de vista.

Existen tres métodos básicos, con características particulares de destinatario y aplicación:

1. Fuerza de argumentación
2. Persuasión
3. Sugestión

1) Fuerza de Argumentación

Es la habilidad pata encontrar argumentos de peso, que convenzan por su misma fuerza a nuestro interlocutor.

La argumentación debe ser objetiva.


2) Persuasión

Este método de convencimiento se basas en el estimulo de las potencias sensitivas de nuestro receptor. Convence por lo que emociona, por su capacidad de suscitar deseos, de alentar la esperanza, de hacer surgir el temor, de excitar los sentimientos en una palabra.


3) Sugestión

Este tipo de convencimiento esta basado en recalcar en forma hábil dos tipos de sentimientos antagónicos:

El temor al fracaso El éxito


ESTILOS DE COMUNICACIÓN

Cuando los interlocutores se encuentran frente a frente en un intercambio de ideas ya sea de carácter informativo, consultivo o de convencimiento, manifiestan sus ideas con actitudes o estilos diferentes. Los mas característicos son:

INFORMAR: Informo cuando comparto mis ideas y mis propósitos para estimular a los demás.

SOLICITAR: Solicito cuando trato de inducir a otras personas a que extremen sus ideas y opiniones y escucho comprensivamente sus puntos de vista.

CONVENCER: Me interesa persuadir a otros de las ventajas de mis ideas y de que hay que realizar mis propósitos.

FORZAR: Utilizo este estilo cuando quiero salirme con la mía, e insisto en imponer mis ideas.

TRANSIGIR: Transijo cuando quiero hacer aunque sea, algunas de mis ideas, previendo que no podré hacerlas aceptar todas.

SOMETERSE: Al no poder superar ciertos desacuerdos me someto.

RETIRARSE: Suspendo mi participación. Ya no tengo interés en lo que se haga.

DESAHOGARSE: También aquí suspendo mi participación, pero ahora enana retirada ruidosa.

Estos ocho estilos reflejan de hecho cuatro actitudes fundamentales:

1. Colaborar (informar y solicitar).
2. Imponer (convencer y forzar).
3. Asimilar (transigir y someterse).
4. Aplicar (retirarse y desahogarse).


TIPOS DE COMUNICACIÓN EN CUANTO A SU DIFUSION DENTRO DE UNA ORGANIZACIÓN

A. Comunicación formal e informal.

La comunicación formal emana de los diversos órganos directivos de una situación y se difunde mediante flujos precisos a través de todo el organismo social.

La comunicación informal, por el contrario, esta directamente vinculada a la organización informal de la empresa, comprendiendo las interrelaciones sociales de los diversos elementos que forman parte de la organización.

B. La trayectoria de la comunicación.

La comunicación en una empresa debe establecer canales de información hacia arriba, hacia abajo y hacia los lados.

Así tenemos que la comunicación, atendiendo a la trayectoria que sigue, puede ser: Vertical ascendente, vertical descendente, horizontal y global.

1. Comunicaciones descendentes.

Se encuentran referidas a todas aquellas comunicaciones que “descienden” en la empresa, tomando como base el organigrama de tipo vertical.


2. Comunicaciones ascendentes.

La comunicación adopta la trayectoria ascendente cuando son los niveles inferiores lo que desean hacer llegar sus ideas a los altos niveles de organización.

3. Comunicaciones horizontales y globales.

Esta comunicación se refiere a la información que se transmite hacia los lados y en forma general a todos los elementos de la organización.